Dalam pelaksanaan kegiatan penerimaan mahasiswa baru setiap perguruan tinggi swasta harus membetuk Tim, pembentukan tim dapat memberikan kemudahan dalam penyusunan strategi dengan melibatkan banyak unsur. Biasanya pembentukan tim penerimaan mahasiswa baru ini dibentuk satu bulan atau dua bulan sebelum agenda penerimaan mahasiswa baru dibuka.

Penyusunan tim penerimaan mahasiswa baru dibentuk jauh-jauh hari sebelum pembukaan penerimaan mahasiswa baru merupakan upaya untuk menyusun strategi dan target-target sekolah untuk dilaksanakannya promosi secara offline.

2. Promosi Kampus secara Online

Sekarang kita masuk kedalam strategi marketing, tidak bisa kita pungkiri bahwa zaman sekarang news paper kalah saing dengan news online. Banyaknya masyarakat bahkan menjadi mayoritas masyarakat mempunyai smartphone sehingga berita-berita banyak yang banyak diakses hanyalah berita melalui media online.

Search engine yang paling banyak digunakan selama ini adalah google, karna google selalu ada dan hadir disetiap smartphone. Nah oleh karna itu kita memanfaatkan hal tersebut dengan mempromosikan perguruan tinggi swasta menggunakan google ads. Sudah banyak perguruan tinggi swasta luar negeri yang menggunakan google ads ini.

Promosi perguruan tinggi swasta dengan menggunakan google ads dinilai lebih optimal, karna nanti iklan perguruan tinggi swasta akan hadir dihalaman awal google yang keywordnya sesuai dengan keyword yang pencari ketik. Setting target bisa kita kelola sendiri, per-hari ingin mencapai berapa orang kita yang menentukan.

3. Promosi Kampus secara offline

Strategi berikutnya adalah promosi offline. Promosi ini harus tetap dilakukan karena masih sangat berpengaruh juga terhadap peningkatan mahasiswa baru perguruan tinggi swasta. Tahapan pelaksanaan promosi secara offline ini perguruan tinggi swasta menyiapakan perangkat pendukungnya seperti: Brosur, Spanduk, Banner dll.

Media lain yang juga bisa dimanfaatkan yaitu promosi melalui koran-koran, semua itu merupakan opsi. Sebelum tim menentukan promosi offline yang akan diambil setidaknya dapat mengukur tingkat efektivitas melalui masing-masing media yang digunakan, sehingga pengeluaran anggaran bisa lebih optimal.

4. Keterlibatan Mahasiswa

Dalam promosi perguruan tinggi swasta libatkan juga mahasiswa. Tugas mahasiswa nantinya dapat memberikan testimony kuliah yang dirasakan, mulai dari testimoni pelaksanaan pembelajaran yang meliputi kualitas sarana dan prasarana pendukung pelaksanaan pembelajaran seperti ruang kelas, kursi dll. Testimoni mengenai pelaksanaan pengembangan minat dan bakat mahasiswa yang meliputi kualitas pembinaan minat dan bakat mahasiswa.

5. Keterlibatan Lulusan

Lulusan menjadi salahsatu point paling utama, karena rata-rata calon mahasiswa menilai lulusannya sudah bekerja dimana dan sudah menjadi apa. Oleh karena itu lulusan bertugas untuk memberikan testimoni mengenai kesesuaian matakuliah dengan kebutuhan lapangan kerja, testimony berapa lama mendapatkan pekerjaan sesudah lulus.

Percaya atau tidak point ini akan membangun kepercayaan calon mahasiswa untuk mendaftar ke perguruan tinggi swasta.

6. Susun Point-Point Daya Tarik Perguruan tinggi swasta

Hal penting lainnya yang menjadi point utama yaitu daya tarik, atau lebih tepatnya keunggulan apa yang dapat membuat calon mahasiswa berkata “wow… iya ini kampus yang saya cari-cari”.

Sebagai contoh perguruan tinggi swasta mengklaim bahwa mata kuliah yang terintegrasi dengan dunia kerja yang membuat mahasiswa ketika lulus nanti siap bekerja dengan perusahaan-perusahaan yang sudah siap menerima lulusan perguruan tinggi swasta untuk dapat bekerja.

Tentunya daya tarik atau keunggulan setiap perguruan tinggi swasta bisa dibangun dengan Bahasa semenarik mungkin, simple padat dan jelas. Calon mahasiswa bisa langsung mengerti keunggulan yang terdapat di perguruan tinggi swasta.

7. Optimalisasi Website Perguruan tinggi swasta

Profil perguruan tinggi salahsatunya terletak diwebsitenya, kondisinya, kegiatannya, prestasinya semua dapat dilihat  oleh calon mahasiswa ketika akan daftar kuliah.

Oleh karena itu penampilan website dibuat serapih dan semenarik mungkin setidaknya ada informasi penting di website yang ditampilkan secara publik (tanpa harus log-in), seperti visi-misi, sejarah, struktur organisasi, berita seputar kampus dan banner ads penerimaan mahasiswa baru.

8. Optimalisasi PMB Online

Tidak jauh berbeda dengan website perguruan tinggi swasta. PMB Online biasanya berupa laman yang khusus dibuat untuk fokus dalam kegiatan penerimaan mahasiswa baru.

Didalamnya biasanya tersedia banner ads penerimaan mahasiswa baru, informasi persyaratan, dan formulir isian yang disediakan untuk calon mahasiswa baru yang mendaftar secara online.

9. Perbanyak relasi atau kerjasama perguruan tinggi swasta dengan SMA/SMK/yang sederajat

Point ke-9 ini merupakan aspek pendukung terlaksananya promosi secara offline. Relasi dengan SMA/SMK/yang sederajat bisa dilakukan melalui sekolah asal mahasiswa. Sehingga setiap mahasiswa bisa memberikan rekomendasi kepada adik kelasnya untuk kuliah di kampus A misalnya.

Pengaruh masahasiswa dalam memberikan rekomendasi akan sangat berarti, karena biasanya murid yang akan lulus pada tahun tersebut menanyakan kepada kakak kelasnya dulu yang sekarang berkuliah di kampus A tersebut.

Upaya-upaya tambahan yang bisa kita berikan adalah dengan mengkondisikan mahasiswa yang akan memberikan rekomendasi kepada adik tingkat di sekolahnya dulu, yaitu untuk menyampaikan seputar kegiatan pembelajaran yang dilaksanakan, ketersediaan fasilitas yang baik dan ketika lulus nanti siap untuk bekerja.

10. Share Kualitas Fasilitas Kampus

Sharing kualitas fasilitas kampus yang tersedia, utamakan fasilitas yang kurang dilengkapi terlebih dahulu keberadaannya dan dibenahi dahulu kondisinya jika memang ada fasilitas yang rusak.

Dalam hal ini setidaknya fasilitas dilengkapi dan diperbaharui 2 bulan sebelum pembukaan penerimaan mahasiswa baru akan dilaksanakan, sehingga ketika penerimaan mahasiswa baru dibuka perguruan tinggi swasta akan siap menerima tamu para calon mahasiswa yang biasanya suka melihar-lihat terlebih dahulu kondisi kampusnya seperti apa.

11. Share Unit Kegiatan Mahasiswa Kampus

Sharing juga kegiatan-kegiatan kemahasiswaan yang membuat calon mahasiswa tertarik. Teknis sharing dapat berupa kliping foto-foto kegiatan yang disusun berdasarkan setiap Unit Kegiatan Mahasiswa.
Bisa juga disediakan stand disekitar kampus untuk setiap Unit Kegiatan Mahasiswa sebagai wadah untuk setiap calon mahasiswa yang ingin menanyakan hal-hal seputar Unit Kegiatan Mahasiswa yang ada.

12. Share Kegiatan Mahasiswa Prestasi

Prestasi-prestasi dari setiap kegiatan mahasiswa membuat calon mahasiswa semakin terpacu untuk mendaftar. Apalagi kegiatan-kegiatan yang sesuai dengan minat dan bakat dari setiap calon mahasiswa.

Setidaknya kampus atau bagian kemahasiswaan dapat memprediksi jenis kegiatan apa yang paling banyak disukai oleh setiap mahasiswa, sehingga dapat membuat daya Tarik tambahan untuk kampus.

13. Share Kualitas dan Pengalaman Dosen

Dalam share kualitas dosen dalam kegiatan pembelajaran, akan lebih tepat jika dilaksanakan oleh mahasiswa dan lulusan yang memberikan testimony langsung.

14. Share Testimoni Lembaga tempat Lulusan Bekerja

Dalam share kualitas lulusan yang bekerja ini akan lebih tepat jika dilaksanakan oleh lembaga terkait yang menerima lulusan bekerja disana.

15. Tersedianya Customer Service Responsif

Terkait promosi online, optimalisasi website dan optimalisasi pmb-online, intinya itu adalah Customer Service yang responsif, artinya siap menjawab setiap pertanyaan yang dating dari setiap calon mahasiswa.

16. Monitoring Pelaksanaan Kegiatan Penerimaan Mahasiswa Baru

Pelaksanaan penerimaan mahasiswa baru akan lebih ideal jika pelaksanaannya dimonitor sehingga dapat dievaluasi dan dijadikan bahan rekomendasi strategi penerimaaan mahasiswa baru ditahun berikutnya.

Dari 16 point tadi merupakan hasil pencermatan Rifqi Fauzan Sholeh untuk mengefektifkan dan mengoptimalisasikan kegiatan penerimaan mahasiswa baru, jikalau ada hal-hal yang memang kurang atau tidak sesuai silahkan berkomentar saja.